我认为推荐信能起到的最重要的作用，就是以权威的身份来证实申请者在个人陈述或其它文件中所展示的个人经历、成就、素质以及技能等等。几年来阅读、修改了大量国内申请者提供的推荐信后，我深深感到许多人对这份文件的态度非常草率，这在很大程度上使得推荐信几乎丧失了其功能和作用。
我们的推荐信是写给北美的教授看的。因此不能不简要谈一下他们是怎样看待这份文件的。这些国家十分依赖推荐人的个人信用。 他们没有类似我国的人事和户口制度，人们在找工作、换工作，学生在升学、转学过程中除了自己填写的表格外，就只有原先的雇主或教授的推荐信来证明自己的身份。当然，学生还应该提供自己以前的成绩单。
我自己在国外读书的时候曾经请我的教授写推荐信。一位教授很严肃地对我说，我只上过他一门课，虽然得了个A, 但是他对我的实际能力仍然不够了解。假如我一定要坚持让他写的话，他就只写一句话，就是我在那门课上得了A。 另一位教授则很欣然地接受了我的请求。过了几天他告诉我他写了我几项缺点。大概是看到我的表情不对，他于是又补充说：“The overall tone remains positive.” 意思是说总的调子是正面的或是积极的。这位教授到底写的什么，我至今也不得而知。但结果还算不错，因为在我念完传播学学位后，就顺利进入了工商管理学院。
这些国家的大学认为，被推荐人若是放弃阅读的权利，推荐信将更加可靠。假如申请者觉得推荐人对他的长处还不够了解，他本人还可以提供一些线索或素材；这并不违反诚信的原则。推荐者假如不太了解被推荐者，往往就只对自己了解的方面发表一些意见。国外的大学考虑到教授们总是会受到学生的邀请写推荐信，而这些教授又不可能有太多时间，于是就印制了推荐表格。推荐人只要在上面划几个勾，然后签个字就行了。这种标准的推荐信让推荐人在诸如创造力、领导能力、智慧等栏目上给申请人打分。
我国的情况则大不一样。我在新东方做咨询工作的几年里，虽然也接触到了许多出国留学的申请者，却几乎没有看到推荐人自己动笔写推荐信的。 见到仅有的几个推荐人自己写推荐信的例子也都是在外资企业工作的申请人请他们的外国老板给他们写的。中国学生的推荐信则大多在是自己写了之后再让推荐者签字，推荐者一般都是毫不犹豫地签上自己的大名。
也许是我国的推荐人都太忙了，要么就是他们英语不够好，反正他们都让申请人自己写了然后签字。但我自己怀疑这是文化差异所致：推荐人在签字的时候没有想到自己的 reputation and credibility are at stake。但这篇文字不是谈文化差异的，而是要给申请者提出一些建议。
推荐信不管是不是自己写的，只要推荐人签了字，就成了一份 legitimate document（大致翻译成“合法的文件”）。但是由于大多数申请人态度的草率或者观念的错误，他们寄出去的推荐信往往一钱不值——根本没有起到任何作用，结果是他们白白浪费了推荐自己的机会。
新东方学校云集了国内大多数希望出国深造的申请者。他们在推荐信的写作上常犯的错误如下：
l 其一，用尽所有表现人类美德、才华和优秀的形容词，却没有一个具体例证。我们都知道“事实胜于雄辩”，但我们的学生在给外国人看的推荐信上却偏偏是反其道而行之。有一次我在电脑上修改一篇推荐信，其申请者就坐在我旁边看着。看到我删掉了许多用于赞美的形容词，那位同学一把抓住我的手说“再也不能删了”；好象删一个词他就少了一份美德。
l 第二个问题是总是把申请者吹成一个大师，让人难以置信。其实，申请者都是去当学生的；如果已经是大师了，还要去读书干什么？许多学生都以教授的口吻在推荐信上表示他们“特别地钦佩”这位学生，他们“一辈子也没有碰上这样的天才” 等等。曾经有好几位申请者自己写好推荐信，准备让一位真正的经济学大师去签字。上面写着类似这样的话：“每当我的研究遇到困难，他总是成为我灵感的源泉。”如果推荐人还不如被推荐人，那推荐信的意义就荡然无存了。
l 第三个问题是内容千篇一律，让人一看就是抄的。一般的推荐信都是在对被推荐人的品德、学问大吹一番以后，开始谈到自己是怎样发现这位天才的。其中无一例外的描述是：课堂上所有别的学生都无法回答某个问题，只有这位天才站起来侃侃而谈，“显示了深厚的功底和创造力。”同样无一例外的是，在描述这样的情景时，天才都要 asking penetrating questions. penetrating 可以有暗含的意思，就是教授说话有漏洞，被这位天才给捅破了。如果要描述天才表现出来的洞察力，有许多词汇可以选择： insightful, incisive, cutting straight to the heart of things, keen. 为什么所有的人都要用 penetrating 这个词呢？更为严重的是，我看了成百上千次这样的场景描述，可是迄今为止还没有一位申请者说得出来当时到底谈论的是什么话题。
l 第四，许多申请者没有正确地选择推荐者。作为推荐者一般应该具备如下几个条件。一是必须要有比被推荐者更高职位或更多的学识，这样才有能力和资格来评判被推荐者。另外一个必不可少的条件是，推荐者必须有机会了解被推荐者。所以合适的推荐人应该是教过你或指导过你的教授，或者是工作单位中的顶头上司。在一个有几万学生的大学里，一个本科毕业生让校长写了封充满溢美之词的推荐信。这说明什么？这说明这位同学很会钻营。我们千万不要低估外国教授的智力，他们并不比我们傻。有的申请者千方百计通过关系找到科学院的院士写推荐信。为了制造学术权威对其了解的假象，又是千篇一律地介绍他们是在一次学术会议上认识的。一散会他们就在大厅里就某一学术问题“进行激烈的争论”而且这一争论一直持续了好几年，直到写推荐信的时候。这位知名人士由此了解了申请者对学问的热爱和执着。但是究竟争论什么问题呢？从来没有人说得出来。
其实，找有名望的推荐者远远不如找恰当的推荐者。所谓恰当的推荐者，就是那些有机会了解你的人。还有一点，许多申请者未必能想到，那些在中国颇具声望的人，他们的名声在远渡重洋以后也就消失了，起不了那么大的作用。
l 最后一个问题是写作时马虎和草率。许多申请者一口气给自己写三封推荐信（一般要求是三封），然后让三个教授签字。这样，不仅内容相同、 语气类似，用词也差不多，甚至语法和拼写错误也一模一样，更有甚者，打印的字体也是分毫不差。有一次我审读了一位申请者拿来的三封推荐信后对他说：“只有一种可能，那就是这三位教授都是未婚，并且住在一处，使用同一台电脑和打印机。”
下面我就通过对几篇推荐信中的段落的评论来进一步地阐述好的推荐信应该怎么写。
Miss Ruanjian is now working under my immediate supervision in the Engineering Department of the Heavy-duty Equipment Co, Ltd. Ruanjian has proved to be of invaluable assistance in adapting our international corporate operating system to clear the hurdles of relatively undeveloped Chinese market conditions.
One of Ruanjian’s greatest contributions is in the adaptation and modification of our integrated IBC (Industrial Boiler Control) software. The rigidity of the program structure had often led to complications in our relationshiPersonal Statement with our clients. She was able to work with both the program and with our clients to smooth points of friction and eventually satisfy our clients. Subsequently, she has succeeded in adapting our program to avoid such further instances. She learns from mistakes and quickly takes stePersonal Statement to avoid them in the future.
评论：
我们一般在第一段就要说清楚推荐人与被推荐人的关系、双方各处于什么职位。本文虽然只选了两段，但已经是推荐信的主要内容了。在这篇推荐信里，推荐人并没有使用太多的形容词，只是让事实本身说话。被推荐人“软件小姐”在公司里销售与重工业设备配套的软件。因为每一个单位的设施不尽相同，因此经常需要对软件产品作适当的调整，并且与申请者进行充分的沟通。“软件小姐”非常胜任这项工作，并且有能力从以往的错误中总结经验，指导今后的销售工作。虽然叙述的事情不多，但非常具体、真实，连软件的名称和用处都予以了说明。这样的推荐信通过事例来说明一个人的经历和能力，尽管简短却要言不烦，非常有效。
At this water plant, she has consistently demonstrated a keen mind and impeccable work ethics. She started working as my assistant when I was conducting research on the application of the fiber filtering technology to the treatment of drinking water, which is traditionally treated with sodium silicate. My research represented the first attempt at applying the fiber filtering technology outside the realm of industrial wastewater treatment.
Ms. Du stopped at nothing in her effort to learn. She quickly learned to operate all the equipment and devices skillfully. When the plant completed converting the old filters into fast-filters, she seized the occasion as a good opportunity for her to practice what she had learned. Assigned to test the quality of the water flowing out of the new filters, she had to do protracted data recording to find out the functioning of the new filters under different conditions. Undeterred by the monotony of the job, she discharged her duties with great patience and meticulous care. |
